Новые правила: бизнес-этикет в период самоизоляции

Офлайн-встречи

Сейчас все хорошо проинформированы о необходимости принятия всех сознательных мер для профилактики и избежания заражения вирусом, поэтому, если вдруг кто-то из коллег предложит личную встречу, то от нее можно и нужно отказаться. Всеобщий карантин — это не принятые меры в каком-то одном сообществе, они действуют для всех. Если вы работаете в удаленном режиме, то так и скажите и предложите видеозвонок. У всех разный уровень тревожности, и нужно относиться с пониманием к выбору каждого.

Видеозвонок

Самое главное правило в рамках видеозвонка (в Zoom или Google Hangout Meets, например): все участники должны использовать камеру. Это позволит всем находиться в одинаковом положении, видеть друг друга и считывать, как и раньше, невербальные сигналы. К тому, кто не использует видео, сразу возникает много вопросов: чем он занимается во время колла, сосредоточен ли он, заинтересован ли в теме разговора.

Карантин: бесплатные доступы в онлайн-кинотеатры, подписка на аудиокниги и другие сервисы (материал обновляется) Читать

Дресс-код

Не стоит пренебрегать внешним видом, работая из дома: дресс-код остается деловым и сдержанным, но не таким строгим, как в офисе. Можно определить его как smart casual или допустимый дресс-код для пятницы, прописанный в корпоративной культуре компании. Степень сдержанности одежды зависит от отрасли и позиции. Не используйте одежду с рисунком или узорами: камере будет сложно фокусироваться, и в результате видео будет плохого качества, что будет отвлекать ваших коллег.

Помимо того, что дресс-кодом вы сможете выразить свое уважением коллегам, это еще позволит вам настроиться на рабочий режим в домашней обстановке, где многое будет отвлекать, и сохранить life-work balance, что особенно сложно. Для большей концентрации можно также надеть обувь — туфли или кеды, которые мы привыкли носить в офисе. 

Дневной макияж для женской половины — must have. Это не только покажет вашу рабочую готовность, но и будет критичным моментом для камеры, так как она может показать все недостатки кожи. Аккуратно причесанные и чистые волосы обязательны как для мужчин, так и для женщин.

Рабочее место

Также особое внимание следует уделить обустройству рабочего места. Прежде всего, необходимо понять, где в доме будет рабочая зона домашнего офиса, а где вы будете отдыхать.

Перед звонком нужно найти однотонный фон, который не будет отвлекать от вашей речи и демонстрировать беспорядок или хаос. Уберите подальше личные вещи, которые вы не хотите показывать остальным, особенно если это новый, незнакомый вам человек. В рамках звонка с коллегами, которых вы знаете уже давно, висящие на стене картины или фотографии, наоборот, помогут разрядить обстановку и могут стать темой small talk в начале разговора.

«Соблюдение этикета при любых обстоятельствах — главное преимущество культурного человека. Не нужно пренебрегать правилами даже тогда, когда работаете из дома и велик соблазн остаться в пижаме на весь день или созвониться с коллегами, лежа на диване. Помните, что этикет сегодня доступен каждому, ведь он прежде всего начинается с заботы о ближнем», — отмечает специалист по этикету и основатель российского отделения The English Manner Кристина Туббритт.

Коммуникация

При разговоре лучше использовать наушники, так как это позволяет избежать постороннего шума и улучшает вашу слышимость для других. Во время того, как говорят другие участники, на всякий случай лучше выключать микрофон и оставаться в беззвучном режиме.

Не выходя из дома: 6 сервисов, которые помогут наладить быт на время карантина Читать

Делайте паузы

Во время своей речи останавливайтесь каждый раз после нескольких предложений. Некоторые люди могут говорить по 10–15 минут без перерыва, и если в реальной жизни их достаточно легко остановить, то по видеосвязи прервать собеседника гораздо сложнее. Старайтесь делать паузы каждые одну-две минуты, чтобы остальные участники могли что-то добавить или задать вопросы.

Напишите план заранее

Перед каждым звонком план для себя лучше написать заранее, чтобы в рамках ограниченного времени четко донести информацию и не дать коллегам заскучать.

Не отвлекайтесь во время разговора

Вы знаете, как это раздражает, когда кто-то постоянно смотрит на свой телефон или печатает на ноутбуке во время личных встреч? Это также отвлекает и на видеовстречах, демонстрируя ваше неуважение к другим участникам. Отключите любые уведомления и любые другие программы, которые могут побудить вас сделать что-то еще во время собрания.

Если у вас есть маленькие дети или домашние питомцы, учитывайте их характер. Если за ними некому присмотреть и вы знаете, насколько они любопытны и могут отвлечь, либо перенесите звонок, либо, если это возможно, предупредите коллегу об этом.

Не используйте клавиатуру

Независимо от того, делаете ли вы заметки или переписываетесь с кем-то в мессенджере во время звонка, стук клавиатуры на ноутбуке отвлекает не только ваших собеседников, но и мешает вам полностью сосредоточиться на собрании. Возьмите блокнот и ручку, чтобы вносить важную информацию в бесшумном режиме.

Экологичное мышление и майндфулнесс: как справиться со стрессом из-за пандемии Читать

Приветствие

Приветствие можно ограничить фразой «добрый день». Можно поинтересоваться делами, но не вдаваться в подробности на 30 минут и не сетовать на распространение эпидемии. Помните, нужно оставаться в фокусе и быть позитивным. Прощаясь, можно пожелать беречь себя, если вы внутренне чувствуете в этом необходимость.