Love is everywhere: как организовать свадьбу за границей

Свадьба за границей — это отдельная вселенная, особенные впечатления для пары, гостей и команды. Из просто красивого ужина свадьба превращается в мини-путешествие: от перелета до заселения в отель, от получения опыта на самой свадьбе до памятных фотографий и видео после. Конечно же, эти свадьбы навсегда остаются в сердцах и памяти всех участников.

Планирование такой свадьбы имеет множество подводных камней и требует особого внимания организаторов, но результат всегда стоит того. По нашему опыту, еще ни одна пара, решившаяся на такой праздник, не пожалела об этом, потому что они получили гораздо больше, чем просто классическая вечеринка. Только представьте: ваша любовь и близкие люди совершенно в иных декорациях и условиях, и вы переживаете совместный опыт не только ярчайшего дня вашей жизни, но и целого путешествия. Привычные атрибуты свадьбы — платье, фото, свадебный ужин — все получает локальную окраску и усиливает впечатления многократно. Не бойтесь рискнуть, это стоит того!

Как выбрать ту самую страну?

В первую очередь — это личные предпочтения: какая страна имеет для вас особенное значение и с каким местом вы чувствуете эмоциональную связь? Возможно, в этой стране с вами произошло классное событие, например, предложение или вы сюда приезжаете с детства. Либо это может быть страна мечты, куда давно хотелось, но всё никак не складывалось. И, конечно же, нужно понимать реальность, насколько вы совпадаете с этой страной по менталитету, национальным и вкусовым особенностям. Предположим, вы хотите получить высокий уровень сервиса, изысканную кухню, эстетичный интерьер — в этом случае Грузия или Бали на ответят на все запросы. Важно помнить, что у каждой страны свои особенности, поэтому решите, что действительно важно для вас: ландшафт, кухня, сервис, атмосфера. Следующий пункт — это логистика: готовы ли вы лететь с пересадками и не испортит ли это настрой? Если среди приглашенных есть старшее поколение, то на практике именно они часто отказываются от дальних перелетов.

Выбрали страну — переходим к месту празднования

Поиск локации — это всегда длительный процесс, кроме случаев, когда место предопределено заранее. Где искать площадку? Мы используем все очевидные способы для поиска: google, airbnb, booking, местные сайты и медиа с подборками, где публикуются лучшие виллы и отели. Это очевидный список, но если там не удалось найти то самое место, рекомендуем изучить зарубежные порталы с реализованными проектами в стране Х, а потом по поиску по картинкам находим те самые виллы и локации. Безусловно, если вы делаете свадьбу с организаторами, у них еще есть целый пласт знакомств с владельцами площадок, порой еще закрытых, но на которые уже можно сделать предбронь или приехать заранее  Следующий вопрос: как же на самом деле выглядит эта площадка? Если отсутствует бюджет для инспекции на месте, продолжайте искать упоминание этой площадки в Google Maps или в социальных сетях: видео от гостей с мероприятий, как правило, реалистично показывают вам, как на самом деле обстоит дело.

Зачем проводить инспекцию площадки и что будет, если от нее отказаться

Абсолютно оправданно, что на сайтах мы видим только парадную сторону локации. Когда приезжаешь на площадку, часто приходится полностью перестраивать всю структуру дня и все локации, поэтому нужно быть готовым к экспромту и оперативным решениям. Однажды мы делали свадьбу во Франции без предварительной инспекции, выбрали очень красивое место и планировали поставить длинный стол в красивой дубовой аллее под кронами деревьев, развесить огоньки. В реальности оказалось, что это место далеко находится от шато (как правило, у шато достаточно обширные территории, иногда они могут достигать нескольких гектар), а кроны деревьев стали настолько плотными, что под ними практически перестала расти трава, и вся природа выглядела безжизненно в этой зоне. Было принято решение по переносу стола непосредственно на веранду шато. Там же располагалась церемония, у нас был очень быстрый пересетап, когда из зоны церемонии за 20 минут, пока шла фотосессия и welcome у гостей, команда выставляла единый длинный стол с полностью заготовленным декором, который просто переносили и расставляли. Это было достаточно экстремально, но получилось очень здорово. Но вот такие решения происходят в том случае, когда вы не едете на площадку на инспекцию заранее.

Если ваш бюджет позволяет провести инспекцию, не отказываетесь от этого — это бесценный опыт, когда ты на протяжении нескольких часов можешь обойти все, задать все вопросы, посмотреть вживую все детали, мебель, все локации и уже принять более взвешенные решения. Это сильно экономит нервы, это помогает сделать день более предсказуемым, несмотря на то, что в свадьбах за границей всегда будет оставаться доля авантюры и эксперимента. Для этого, конечно, нужна сильная команда, особенно если ожидания у вас высокие относительно комфорта гостей, сервиса и так далее.

Если свадьбу вам организует агентство, то команда организаторов может отправиться самостоятельно на инспекцию, и если вы не обладаете свободным временем, они снимут множество контента со всех ракурсов, узнают все детали и вы уже получите готовые решения. Но если есть возможность поехать всем, не отказывайтесь — это прекрасное время для того, чтобы провести время вместе, на месте обсудить все идеи. Если вы перфекционист, то в идеале захватить с собой еще декораторов и технических специалистов, потому что они важная составляющая часть креативной команды. И вместе с ними уже точно так же обсуждать возникающие вопросы, тестировать, делать необходимые замеры и так далее.

Дополнительные расходы на организацию свадьбу за границей

Во-первых, не все агентства любят делать свадьбы за границей, потому что это сразу выдергивает на несколько дней из реальности. И любой проект за границей — это выезд команды на шесть, а  иногда на семь дней, за это время происходит: финальная встреча с подрядчиками, лавстори съемка, предсвадебный ужин, сам праздник и, конечно же, афтепати.  Многие агентства либо берут повышенный процент за организацию свадеб за границей, либо не берутся вовсе, но всегда можно найти энтузиастов, готовых работать за 10% от бюджета.

Второй момент — это перелеты, проживание и суточные команды. Это  достаточно существенная сумма, но это необходимо. Как правило, на все заграничные проекты привозят с собой команду: ведущего, диджея, фотографов, видеооператоров, стилиста. Профессиональные подрядчики в Европе, Азии — это большая проблема. На сегодняшний день русскоязычные специалисты — одни из самых сильных в мире. Несмотря на релокацию многих свадебных специалистов, часто приходится их откуда-то привозить, потому что они либо в другой стране на каком-то проекте, либо работают в сезоне в Москве. И, собственно, перелеты, проживание, суточные – это обязательная часть.

Третий момент – это аренда автомобиля. Например, наша команда перемещается на двух автомобилях, и это гораздо выгоднее, чем использование такси. Может быть вариант, если у вас с утра до вечера есть водитель с машиной — тоже очень удобно. Это могут быть и автомобили для команды, когда они свободно перемещаются по стране, смотрят локации вживую, закупают недостающий декор и так далее.

Самая неочевидная часть — это национальные местные сборы. Например, в Италии есть сбор, который платится в коммуну за воспроизведение музыки и за авторские права CIA. Такие ситуации неизбежны, потому что даже когда вы берёте в консультанты свадебных организаторов из конкретной страны, многие вещи для них являются очевидными, потому что они живут с этим от мероприятия к мероприятию и могут даже не подумать о том, что мы, например, не знали про CIA. Но в случае, если у вас есть грамотные свадебные организаторы, то все решается достаточно просто и оперативно.

Как организовать свадьбу самостоятельно за границей: 5 советов

1. Начинать подготовку заранее. Многие площадки за границей могут быть заняты за 2 года до даты. Особенно в Европе.

2. Планировать не только основной день, но и делать предсвадебный ужин. Он помогает совершенно иначе встретить день свадьбы — все уже будут расслаблены и иметь общие воспоминания.

3. Везти с собой команду — фотографа, видеографа, ведущего, стилиста и хотя бы шеф-декораторов, а уже “ручки” искать на месте.

4. Обязательно съездить на инспекцию выбранной локации.

5. Конечно же, делать свадьбу с организаторами, чтобы наслаждаться своим уикендом и ни о чем не переживать.